Privatlivspolitik
Nedenfor kan du læse, hvordan HLS Advokatfirma (”vi”, ”os” eller ”vores”) behandler dine personoplysninger, når du er klient, modpart, leverandør, samarbejdspartner eller i øvrigt bruger de services og funktioner, vi tilbyder.
1. DATAANSVAR
Den juridiske enhed, der er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:
HLS Advokatfirma
Svejbæk Søvej 30,
8600 Silkeborg
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du meget velkommen til at kontakte Heidi Hoelgaard Lundgaard Sørensen på telefon +45 51146316 eller e-mail hhls@hlslaw.dk.
2. DATABEHANDLER
I visse tilfælde er vi databehandler for vores klienter. Når vi er databehandler, sker behandlingen af personoplysninger på den dataansvarliges instruks. Når vi optræder som databehandler, indgår vi en databehandleraftale med den dataansvarlige. I disse tilfælde gælder denne privatlivspolitik ikke for behandlingen.
3. KATEGORIER AF OPLYSNINGER, FORMÅLET MED BEHANDLINGEN OG OPBEVARINGSPERIODE
Vi kan behandle personoplysninger om dig i en række forskellige situationer.
Nedenfor kan du læse om, hvornår vi behandler dine personoplysninger og til hvilke formål.
Advokatbistand
Vi behandler de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne yde juridisk rådgivning til vores klienter. På en sag kan der være tilknyttet én eller flere personer, der på forskellig måde indgår i sagen. For eksempel personer tilknyttet vores klienter, modparter eller personer tilknyttet modpart(er). Hvis du er en af disse personer, kan vi behandle personoplysninger om dig.
Vi behandler oplysningerne med det formål at kunne opfylde aftalen om advokatbistand med vores klienter. Vi behandler som udgangspunkt kun almindelige oplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, titel og tilsvarende kontaktoplysninger. Herudover behandler vi de oplysninger, der udveksles med os. For eksempel e-mailkorrespondance og anden post. Afhængig af de konkrete omstændigheder i de sager, vi varetager, kan vi desuden behandle følsomme oplysninger om dig. For eksempel helbredsoplysninger eller oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold.
Oplysningerne indsamles i vid udstrækning direkte hos dig. Vi kan dog også indhente oplysninger fra andre. For eksempel fra vores klienter, din advokat eller offentlige myndigheder. Kilden afhænger af sagens konkrete omstændigheder.
Grundlaget for behandlingen af almindelige oplysninger er som udgangspunkt artikel 6(1)(f) GDPR og vores legitime interesse i at varetage vores klienters interesser. Herunder for at kunne fastlægge, håndhæve eller forsvare et retskrav for vores klienter. Hvis der er tale om følsomme oplysninger, er behandlingsgrundlaget artikel 9(2)(f) GDPR jf. artikel 6(1)(f) GDPR.
Vi kan desuden behandle oplysninger om vores klienter efter artikel 6(1)(b) GDPR i de tilfælde, hvor behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde aftalen med klienten om advokatbistand.
Oplysningerne opbevares som udgangspunkt i en periode på op til 15 år fra sagens afslutning. Fristen er fastsat under hensyn til forældelsesloven og de advokatetiske regler om opbevaring af sagsoplysninger.
Oplysningerne kan opbevares i kortere eller længere tid, hvis konkrete omstændigheder gør det nødvendigt.
I visse situationer skal vi indhente identitetsoplysninger om dig for at opfylde vores forpligtelser efter hvidvaskloven. Disse oplysninger indhentes altid direkte hos dig. Oplysningerne behandles i disse situationer på grundlag af artikel 6(1)(c) GDPR og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1 jf. hvidvasklovens § 11, for så vidt angår oplysningerne om dit CPR-nummer.
Vi sletter oplysningerne 5 år efter forretningsforbindelsens ophør, eller den enkeltstående transaktions gennemførelse, jf. hvidvasklovens § 30.
Kurser, seminarer og andre arrangementer
Hvis du deltager på et af vores kurser, seminarer eller øvrige arrangementer, behandler vi personoplysninger om dig. Vi behandler kun almindelige oplysninger, såsom navn, stilling, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Retsgrundlaget for behandlingen er artikel 6(1)(b) GDPR, når du selv har tilmeldt dig. Hvis en anden person har tilmeldt dig, er behandlingsgrundlaget artikel 6(1)(f) GDPR og vores legitime interesse i at kunne udbyde og gennemføre arrangementet, udsende relevant kursusmateriale, evalueringsskemaer mv.
Vi opbevarer oplysningerne, så længe det er nødvendigt for at kunne gennemføre og foretage en efterfølgende evaluering af det kursus, seminar eller arrangement, du har deltaget i.
Leverandører og samarbejdspartnere
I forbindelse med vores samarbejde med vores leverandører og samarbejdspartnere kan der være tilknyttet én eller flere personer, der på forskellig måde indgår i samarbejdet. For eksempel personer tilknyttet disse leverandører og samarbejdspartnere. Hvis du er en af disse personer, kan vi behandle personoplysninger om dig.
Vi behandler oplysningerne med det formål at kunne opfylde den aftale, vi har indgået med den leverandør eller samarbejdspartner, du er tilknyttet, og hvor det er relevant for at kunne opfylde aftaler med vores klienter. Vi behandler som udgangspunkt kun almindelige oplysninger, såsom navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, stilling og tilsvarende kontaktoplysninger. Herudover behandler vi de oplysninger, der udveksles med os som led i vores samarbejde. For eksempel e-mailkorrespondance og anden post. Oplysningerne indsamles som udgangspunkt hos dig eller hos andre personer tilknyttet den leverandør eller samarbejdspartner, som du er tilknyttet.
Når du er direkte part i den aftale, vi har indgået med leverandøren eller samarbejdspartneren, er grundlaget for behandlingen artikel 6(1)(b) GDPR. Ellers er behandlingsgrundlaget artikel 6(1)(f) GDPR og vores legitime interesse i at kunne kommunikere med vores leverandører og samarbejdspartnere som led i vores almindelige virksomhedsdrift.
Vi opbevarer oplysningerne, så længe det er relevant for relationen til vores leverandører og samarbejdspartnere, og for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Hjemmeside
Vores hjemmeside bruger ikke cookies, og det er ikke nødvendigt at afgive personoplysninger for at bruge hjemmesidens funktioner.
Vi linker på vores hjemmeside til andre hjemmesider. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre hjemmesider eller for deres eventuelle indsamling og behandling af dine personoplysninger, når du besøger siden. Vi anbefaler derfor, at du altid læser den pågældende hjemmesides privatlivs- og cookiepolitik.
4. FRIVILLIGHED
Når vi indsamler personoplysninger direkte hos dig, giver du os oplysningerne frivilligt. Enten for at kunne indgå eller opfylde en kontrakt med os eller en tredjepart, eller for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Afhængig af de konkrete omstændigheder kan konsekvensen ved ikke at give os personoplysningerne være, at vi ikke kan varetage de formål, som vi har beskrevet ovenfor. Herunder at vi ikke kan varetage eller opretholde et klientforhold til dig, eller at vi ikke kan varetage vores forpligtelser som advokat.
For så vidt angår de identitetsoplysninger, vi skal indhente om dig for at opfylde vores forpligtelser efter hvidvaskloven, så er det obligatorisk for dig at give os disse oplysninger, da det ellers ikke er muligt for os at opfylde de forpligtelser, vi er pålagt efter hvidvaskloven.
5. MODTAGERE
Vi videregiver oplysningerne til andre i det omfang, vi er retligt forpligtet til det, eller det følger af den konkrete sag. Videregivelse kan for eksempel ske til: modparten, modpartens advokat, myndigheder eller andre relevante parter i sagen. Vi videregiver også i visse tilfælde oplysningerne til vores eksterne samarbejdspartnere. For eksempel andre advokatfirmaer når disse fungerer som underleverandører til os.
Oplysningerne kan desuden overlades til databehandlere. For eksempel i forbindelse med administration af vores IT-systemer og i forbindelse med driften af vores virksomhed i øvrigt.
6. OVERFØRSEL TIL LANDE UDEN FOR EU/EØS
Databeskyttelseslovgivningen i lande uden for EU/EØS kan være lempeligere, end den er i Danmark og det øvrige EU/EØS. I visse lande har EU-Kommissionen dog fastlagt, at databeskyttelsesniveauet er på højde med det beskyttelsesniveau, der er i EU/EØS. Hvis vi overfører dine personoplysninger til lande, hvor det ikke er tilfældet, vil overførslen til disse lande ske på baggrund de overførselsgrundlag, der er anført nedenfor.
Vi bruger cloud baserede tjenester fra Microsoft 365. De oplysninger, der behandles ved brug af disse tjenester opbevares i datacentre i EU. Da der er tale om cloud baserede tjenester, kan Microsoft i visse tilfælde foretage teknisk vedligehold af systemet fra lande uden for EU/EØS. Det betyder, at der i den forbindelse kan ske overførsel af oplysninger til lande uden for EU/EØS. En overførsel vi i disse tilfælde ske på baggrund af EU-kommissionens standardkontrakter. Kontrakten er tilgængelig på Microsofts hjemmeside.
Vi kan desuden overføre dine oplysninger til lande uden for EU/EØS, hvis det er nødvendigt ved behandlingen af en konkret sag, hvor det for eksempel kan blive nødvendigt at overføre oplysninger til forbindelsesadvokater, modparter, myndigheder eller domstole. En overførsel vil i disse tilfælde ske på baggrund af artikel 49(1)(b)-(e) GDPR.
7. DINE RETTIGHEDER
Du har til enhver tid mulighed for at gøre brug af dine rettigheder efter databeskyttelseslovgivningen.
Ret til indsigt
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, samt modtage en række yderligere oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger.
Ret til berigtigelse
Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig selv rettet og til at få suppleret ufuldstændige oplysninger om dig selv. Det kan blandt andet ske ved, at du selv kommer med yderligere oplysninger.
Ret til sletning
I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig selv. Det har du blandt andet, når oplysningerne ikke længere er nødvendige for at opfylde de formål, de er indsamlet eller behandlet til, eller hvis behandlingen af oplysningerne ikke er lovlig.
Ret til begrænsning af behandling
I visse tilfælde har du ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger. Det betyder, at vi ikke må foretage anden behandling af oplysningerne end opbevaring.
Ret til indsigelse
Du har til enhver tid ret til – af grunde der vedrører din særlige situation – at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Ret til dataportabilitet
I visse tilfælde har du ret til at modtage de personoplysninger, du har givet til os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, samt at få overført disse personoplysninger fra os til en anden dataansvarlig uden hindring.
Ret til at trække et samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage. Du skal dog være opmærksom på, at dette først har virkning fra tidspunktet for tilbagetrækningen. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger frem til det tidspunkt, hvor du trækker samtykket tilbage.
Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.
Hvis du ønsker at gøre brug af én eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte Heidi Hoelgaard Lundgaard Sørensen på telefon +45 51146316 eller e-mail hhls@hlslaw.dk.
8. KLAGE
Klage over vores behandling af dine personoplysninger kan ske til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
E-mail: dt@datatilsynet.dk
9. OPDATERINGER AF PRIVATLIVSPOLITIKKEN
Det vil fra tid til anden være nødvendigt for os at opdatere denne privatlivspolitik. Det er derfor en god ide at holde dig regelmæssigt opdateret. Vi offentliggør nye versioner på vores hjemmeside www.hlslaw.dk.